Kioscos de check-in
Dispensadores de llaves
Roommatik ECOOBJETIVO: eliminar las esperas en recepción
PortAventura World es un destino de ocio de primer nivel que incluye dos parques temáticos, un parque acuático, un campo de golf, y siete hoteles temáticos (seis de 4 estrellas y uno de 5 estrellas). Uno de los principales retos en los hoteles es gestionar eficientemente los check-ins en horas pico, cuando la mayoría de los huéspedes llega al mismo tiempo.
A pesar de ofrecer la opción de check-in online, la mayoría de los clientes aún llegaba sin haber completado el proceso, y quienes sí lo habían hecho debían esperar para recoger su llave, lo que generaba largas colas y tiempos de espera que superaban la hora.
El objetivo era claro: reducir las esperas de más de una hora y agilizar el check-in a solo minutos.
Para lograrlo, diseñamos una estrategia basada en la implementación de diferentes soluciones coordinadas, que permitieran una gestión rápida y eficiente del flujo de huéspedes en momentos de alta demanda.
Requisitos del proyecto
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Compatibilidad con el sistema de control de accesos: Era esencial que la solución pudiera emitir llaves válidas para todos los accesos del complejo, garantizando una integración total con el sistema actual.
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Fiabilidad y rapidez: En un entorno de gran volumen como PortAventura World, no hay margen para errores. La solución debía ser 100% fiable y permitir gestionar cada check-in en cuestión de segundos.
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Integración de soluciones de automatización: Además del auto check-in y la conservación del check-in online, era crucial equipar la recepción atendida con herramientas que aceleraran el proceso de check-in, permitiendo al personal gestionar el flujo de clientes de manera más eficiente.
SOLUCIÓN: implantación de kioscos de auto check-in, dispensadores de llave y tablets para digitalización de la firma
El primer paso fue instalar kioscos de auto check-in en todos los hoteles, con asistencia de personal para guiar a los clientes en caso de dudas y asegurar que cada check-in se complete en cuestión de segundos.
Para adaptarse a cada tipo de hotel, se seleccionaron diferentes modelos de kiosco, como de sobremesa o tipo tótem. Estos kioscos están completamente integrados con el PMS, permitiendo realizar todas las operaciones de check-in de forma autónoma, aunque sin asignar aún la habitación:
- Identificación de la reserva del cliente.
- Escaneo de documentos de identidad.
- Captura de la firma de cada huésped.
- Envío de datos al PMS y check-in sin asignación inmediata de habitación.
Este enfoque permite que los clientes puedan disfrutar de las instalaciones mientras sus habitaciones se preparan. Las reservas quedan en cola en el PMS y se asignan automáticamente a medida que las habitaciones están disponibles.
Además del auto check-in, las recepciones tradicionales están equipadas con tablets de digitalización de firma, que almacenan los partes de viajero firmados en un gestor documental. Este sistema centralizado permite almacenar documentos firmados desde cualquier vía:
- Emitidos desde el PMS.
- Firmados en los kioscos.
- Firmados a través del check-in online.
Una vez que la habitación está lista, el cliente solo debe dirigirse a un dispensador de llaves Roommatik para recoger su llave y acceder a su habitación. Los dispensadores Roommatik realizan las siguientes funciones:
- Codificación de la llave.
- Impresión de una tarjeta con los datos del cliente y los códigos de acceso al parque.
RESULTADO
Desde su implementación en 2021, el sistema ha permitido gestionar cientos de check-ins por hora prácticamente sin esperas en recepción, mejorando notablemente la experiencia de los huéspedes. Gracias a la agilidad en el proceso de llegada, la puntuación de los hoteles en los principales portales de reserva ha aumentado significativamente.
Se han instalado más de 15 kioscos de auto check-in, 40 tablets de digitalización de firmas y 10 puntos de recogida de llaves, transformando la recepción en una experiencia rápida y eficiente.
